役場への電話のかけ方

公共機関へ電話する時ちょっと身構えてしまうのですが自分だけでしょうか。
用がないとかけないし、電話するほどの用は無かったり…
かけたらつながらないとか、折り返したけど誰からかわからないとか…
取次ぎ取次ぎで待たされる時間がいやだったり…
と、なかなかハードル高い。

電話の際にスムーズに伝えられるよう、電話の方法についてまとめました。

電話のかけ方

ホームページではわからなかったこと、
窓口に行く前に確認したいこと、行くほどでもないこと、
講座や催しの申し込み、
役場からの電話の折り返し等…

公共機関への電話というだけで緊張するのに、最初なんて伝えたらいいか迷いますね。ここでは、代表番号にかけた時の対応について書いていきます。

ポイント①　電話の窓口にかかる

武豊町は、電話をかけると窓口である担当者がでてくれます。
「はい、武豊町役場です」という感じ。※担当者さんによります。
この担当者さんが、次に繋いでくれるという流れです。

上の下線部分が、かける側です。
まず受付担当者が出るので、要件を言ってつないでもらう
と、覚えておきましょう。

ポイント②要件を伝える【担当部署がわからないとき】

受付担当者が出たら、要件を伝えます。
話している相手は取次ぎの人なので、ここでいう要件は簡潔に言えるとスムーズです。

介護保険について知りたい
子どものことで
税金の支払いについて聞きたい
○月○日のイベントの申し込みをしたい・・・

こんな感じで大丈夫です。
要件が伝われば、「お繋ぎします、おまちください」
と言われるので保留音を聞きながら待ちましょう。

ポイント④要件を伝える【用のある部課や担当者がわかっている時】

この場合は、受付担当者に部課名や担当者名を伝えれば、すぐにつないでもらえます。
「○○課をおねがいします」「○○課の○○さんに繋いでください」

ポイント⑤詳しい用件は担当者につながれた後でOK

先に書いたように、最初に出る人は、担当者に繋いでくれる人です。
なので、本当に知りたい詳しい内容は、繋いでくれた後に話すのが良いでしょう。

最初に聞きたいことを全部話しても、繋いでもらった後に再度同じことを話すことになります。
受付担当の方は受付の方！もちろん、話は聞いてくれると思いますが、聞きたいことに対して答えてくれる人ではないということを押さえておいてください。

名前は聞かれてからでOK

折り返し電話や、用件によっては名乗るほうが早い場合があると思いますが、
名前を聞かれてからでいいかと思います。
何度か名乗らずにかけていますが、ちょっとした質問や講座の持ち物確認等は答えてもらえます。嫌な顔もされないのでご安心を。

まとめ

電話のポイントについてまとめました。電話のかけ方の一例として参考にしていただければと思います。

役場は決して怖い場所ではないのですし、いきなり名前をきかれたり特定されたるわけではないので、気負わず電話する気持ちで大丈夫です。